작은 법률사무소 업무 효율을 높이는 AI 활용 전략

작은 법률사무소에서 반복 업무가 특히 힘든 이유

소규모 법률사무소에서 일하는 직원들은 흔히 “법률 지식보다 체력이 더 필요하다”고 말한다. 변호사 수가 많지 않은 환경에서는 사건 접수, 전화 응대, 서류 정리, 진행 상황 안내까지 대부분의 업무가 직원에게 집중된다. 특히 의뢰인이 처음 사무소에 연락했을 때 이루어지는 기본 설명은 하루에도 여러 번 반복되는데, 사건 유형은 비슷해도 상황과 질문은 매번 조금씩 달라진다. 이로 인해 직원은 같은 내용을 계속 새로 구성해 말하고, 다시 정리해 문서로 남기는 작업을 반복하게 된다. 이 과정은 단순해 보이지만 누적되면 상당한 피로를 만든다.

경기도에서 소형 법률사무소에 근무하는 직원 A씨 역시 이러한 구조 속에서 업무 부담을 느끼고 있었다. 민사 사건 문의가 많은 사무소 특성상 “지금 단계에서는 무엇을 준비해야 하는지”, “소송까지 가면 얼마나 걸리는지” 같은 질문을 하루에도 수차례 받았고, 그때마다 설명을 새로 정리해야 했다. 설명이 길어질수록 의뢰인의 이해도는 오히려 떨어졌고, 이후 다시 전화로 같은 질문을 받는 경우도 적지 않았다.

 

상담 설명을 구조화하는 AI 활용의 시작

A씨가 AI 도구를 활용하기 시작한 계기는 업무를 줄이기 위한 혁신보다는, 설명을 좀 더 정돈하고 싶다는 현실적인 고민 때문이었다. 법률 판단을 AI에 맡길 수는 없지만, 이미 머릿속에 있는 설명을 정리해주는 역할이라면 충분히 활용할 수 있다고 판단했다. 상담 전에 사건 유형과 핵심 쟁점을 간단히 정리해 입력하면, AI가 설명의 뼈대를 만들어주고 이를 바탕으로 실제 상담에서 자신의 말로 풀어 설명하는 방식이다.

이 방법을 사용한 이후 상담의 흐름이 눈에 띄게 안정되었다. 설명 순서가 일정해지고, 빠뜨리기 쉬운 안내 사항도 자연스럽게 포함되었다. 무엇보다 의뢰인이 “정리가 잘 돼서 이해하기 쉽다”고 말하는 경우가 늘어났다. 이는 상담 시간 단축뿐 아니라, 사무소에 대한 신뢰 형성에도 긍정적인 영향을 주었다.

 

내부 보고와 사건 정리에서 나타난 변화

AI 활용의 효과는 상담에만 그치지 않았다. 상담 후 사건 내용을 변호사에게 전달하기 위한 내부 보고서 작성에서도 변화가 나타났다. 또 다른 소형 사무소에서 근무 중인 직원 B씨는 상담 내용을 요약해 전달하는 과정에서 항상 고민이 많았다. 어느 부분을 강조해야 할지, 어디까지를 핵심으로 봐야 할지 판단이 필요했기 때문이다.

B씨는 상담 직후 메모한 키워드를 바탕으로 AI에 사건 개요 초안을 요청했고, 이를 검토·수정해 내부 공유 문서로 활용했다. 이 방식은 문서를 대신 써주는 것이 아니라, 정리의 기준점을 제공해주는 역할을 했다. 그 결과 변호사는 사건을 빠르게 파악할 수 있었고, 추가 질문도 줄어들었다. 직원 입장에서는 보고서 작성에 소요되는 시간이 줄어들면서 다른 업무에 여유를 가질 수 있었다.

 

작은 사무소일수록 중요한 ‘설명 품질의 일관성’

소규모 법률사무소에서 종종 발생하는 문제 중 하나는 직원마다 설명 방식이 다르다는 점이다. 같은 사건임에도 직원에 따라 안내 내용의 깊이나 표현이 달라지면, 의뢰인은 혼란을 느끼기 쉽다. AI를 활용해 설명의 기본 구조를 일정하게 유지하면 이러한 편차를 줄일 수 있다. 이는 단순히 효율의 문제가 아니라, 사무소 전체의 전문성을 유지하는 데 중요한 요소다.

AI로 생성된 초안은 그대로 사용되기보다는, 사무소의 기준에 맞게 다듬어 반복 사용된다. 이렇게 축적된 설명 문구는 일종의 내부 자산이 되고, 신규 직원 교육에도 활용할 수 있다. 실제로 A씨가 근무하는 사무소에서는 신입 직원에게 기본 설명 흐름을 전달하는 데 걸리는 시간이 크게 줄었다고 한다.

 

의뢰인 응대에서 체감되는 실질적인 효과

의뢰인 입장에서 법률 절차는 낯설고 어렵다. 설명이 길어질수록 불안은 커지고, 이해하지 못한 부분은 다시 질문하게 된다. AI를 활용해 구조화된 설명을 제공하면, 의뢰인은 자신의 사건이 어떤 단계에 있는지 명확히 인식할 수 있다. 이는 불필요한 반복 문의를 줄이고, 상담 이후의 만족도를 높이는 데 도움이 된다.

특히 진행 상황 안내 문구나 예상 일정 설명을 정리해 제공하면, 의뢰인은 ‘관리받고 있다’는 느낌을 받게 된다. 이러한 경험은 작은 사무소에서도 충분히 구현 가능하며, 오히려 대형 로펌보다 더 친밀한 인상을 남길 수 있다. AI는 이 과정에서 직원의 부담을 줄이면서도 서비스 품질을 유지하게 해주는 조력자 역할을 한다.

 

법률사무소 AI 활용의 현실적인 방향

중요한 점은 AI가 법률사무소의 업무를 대신해주는 존재가 아니라는 것이다. 법적 판단과 책임은 여전히 전문가의 영역이며, AI는 그 판단이 효과적으로 전달될 수 있도록 돕는 도구에 가깝다. 작은 사무소일수록 이러한 역할 분리가 명확해야 하며, 무리한 자동화보다는 반복 업무를 줄이는 선에서 활용하는 것이 현실적이다.

이러한 관점에서 AI는 소형 법률사무소의 한계를 보완하는 실용적인 선택지가 될 수 있다. 업무 효율을 높이면서도 설명의 질을 유지하고, 직원의 피로도를 낮추는 방향으로 활용된다면 장기적인 운영 안정성에도 긍정적인 영향을 준다.